Hochschul-Verwaltungen – Einzelkämpfer im digitalen Mittelalter

Ein Mitgliedskommentar von Paula Vorbeck (Geschäftsführerin Compounder®)

Kaum zu glauben, aber dennoch wahr: viele Hochschulen verarbeiten Bewerbungen teilweise noch in Papierform, wobei Noten sogar per Hand gerechnet werden. Kein Wunder, dass Bewerber zum Teil Wochen oder Monate lang auf eine Antwort warten müssen und oftmals erst nach Semesterbeginn per Zufall eine Zusage ihrer Wunschuni in ihrem Spam-Ordner entdecken.

Vom Wollen zum Handeln

Obwohl die Digitalisierung an Hochschulen zunimmt und schon seit vielen Jahren fleißig über Digitalisierungsstrategien und -visionen in den Bereichen Forschung, Lehre und Verwaltung diskutiert wird, stecken Hochschulen nach eigener Aussage noch im digitalen Mittelalter fest. An vielen Hochschulen sind bereits Konzepte festgelegt worden oder werden im Moment erarbeitet – doch ein Vorhaben zu planen und es dann auch wirklich in die Tat umzusetzen sind bekanntlich zwei verschiedene Paar Schuhe.

Der Grad der Umsetzung der Digitalisierung unterscheidet sich nicht nur enorm von Hochschule zu Hochschule, sondern auch innerhalb der Hochschulbereiche selbst. Im Bereich Forschung und Lehre gibt es bereits zahlreiche Leuchtturmprojekte, die in der deutschen Bildungslandschaft mitwirken. Dazu zählen zum Beispiel Unterstützungsangebote zu Datenmanagementkonzepten in Forschungsanträgen oder digitale E-Learning-Lösungen.

Im Bereich Verwaltung sieht dies jedoch ganz anders aus, denn obwohl Hochschulen die Digitalisierung in der Verwaltung als sehr wichtig empfinden und es sich zum Ziel gesetzt haben, Verwaltungsprozesse vollständig digital abzuwickeln, ist der aktuelle Digitalisierungsstand im Gegensatz zu den anderen Bereichen deutlich weniger ausgeprägt.

 

Studienbewerbung und Zulassungsprüfung – die wahrscheinlich längsten Prozesse der Welt

Ein Paradebeispiel für einen elementaren Prozess, bei dem es noch viel Optimierungspotenzial gibt, ist der Studienbewerbungsprozess – denn dieser wird gerade einmal an knapp über der Hälfte der Hochschulen vollständig elektronisch abgewickelt.

So haben Hochschulverwaltungen mit unvollständigen Bewerbungen, lästigen Nachforderungsprozessen und einer zum Teil sehr zeitaufwendigen Zulassungsprüfung zu kämpfen. Letztere ist bei den meisten nationalen Bewerbern verhältnismäßig schnell erledigt, bei ausländischen Bewerbern kann der Prozess je nach Fall schon mal einige Wochen oder sogar Monate dauern. So muss nämlich anhand des ausländischen Zeugnisses geprüft werden,  

  • ob der Bewerber mit diesem Zeugnis einen direkten, einen fachspezifischen oder gar keinen Zugang zu einem Studium in Deutschland besitzt
  • ob bereits im Heimatland an einer akkreditierten Hochschule studiert wurde und
  • welche Note die ausländische Abschlussnote umgerechnet im deutschen Notensystem ergibt

Momentan müssen die meisten Hochschulen hier auf veraltete Datenbanken zurückgreifen und jeden Bewerber manuell prüfen. Anders als in den Bereichen Forschung und Lehre sind die Hochschulen bei der Digitalisierung und Modernisierung veralteter Verwaltungsprozesse komplett auf sich allein gestellt, denn Leuchtturmprojekte und Kooperationen sind in diesem Bereich kaum denkbar.

Doch nicht nur für Hochschulen, sondern auch für angehende Studierende ist die Studienbewerbung ein harter Brocken. Zunächst einmal muss sich aus einem Angebot von über 20.000 Studiengängen und 400 Hochschulen entschieden werden. Da sich meist für mehrere Studienplätze beworben wird, müssen daher unterschiedliche Bewerbungsfristen und -verfahren durchgearbeitet, Bewerbungsunterlagen mehrfach zusammengesucht und auf verschiedenen Portalen hochgeladen werden. In einem digitalen Zeitalter, das sich durch Eigenschaften wie Schnelligkeit, Simplizität und Transparenz auszeichnet, könnte der heutige Studienbewerbungsprozess eigentlich als Zumutung bezeichnet werden.

 

Best-Practice-Beispiel: Niederlande und Schweden

Länder wie die Niederlande und Schweden haben es bereits vorgemacht: ein gemeinsames Immatrikulationsportal, auf dem Studiengänge und Hochschulen gefunden und sich mit einem Profil direkt für die jeweiligen Wunschstudienplätze beworben werden kann.

Ein einheitliches, schnelles und modernes Studienbewerbungsportal – davon träumt Deutschland schon seit 2009, als das „Dialogorientierte Serviceverfahren“ (Hochschulstart.de) von der Stiftung für Hochschulzulassung ins Leben gerufen wurde. Ein Vorhaben, das von Investitionen in Millionenhöhe gekennzeichnet ist und selbst nach über 10 Jahren am Markt immer noch nicht richtig funktioniert. Nun werden die Länder sogar um weitere Investitionen in Höhe von rund 17 Millionen Euro gebeten.

 

Die Lösung für den deutschen Markt: Compounder®

Einfache Studienorientierung und -bewerbung für Studieninteressenten sowie effizientes Bewerbermanagement für Hochschulen – das alles vereint das Kölner Startup Compounder® auf seiner Plattform unter www.compounder.eu.

Auf Compounder® können Studieninteressenten ein Profil erstellen und alle zur Bewerbung benötigten Unterlagen einmalig hochladen. Studiengänge und Hochschulen können ganz einfach mit Hilfe von Schlagwörtern gefunden und auf dem eigenen Profil gespeichert werden. Sobald das Bewerberprofil vervollständigt wurde, kann sich direkt und mit nur wenigen Klicks für mehrere Studienplätze gleichzeitig beworben werden.

Hochschulen erhalten bereits auf Vollständigkeit und Zulassung geprüfte Bewerbungen, die entweder direkt im Compounder®-System verarbeitet oder aber direkt in das eigene Hochschulsystem importiert werden können. Durch einen automatischen Datenbanken-Abgleich werden ausländische Bewerber innerhalb von Sekunden vorgeprüft. Anhand der vom Bewerber angegebenen Daten und der Zeugnisse wird zunächst festgestellt, ob dieser Zugang zu einem Studium in Deutschland hat. Außerdem wird die Abschlussnote automatisch in das deutsche Notensystem umgerechnet und bei einem vorherigen Studium im Ausland die Akkreditierung der ausländischen Hochschule mitgeteilt.

Während die Bewerbung weiter von der Hochschule verarbeitet wird, kann der Bewerber sich in der Zwischenzeit um seine Einschreibeunterlagen, wie zum Beispiel den Krankenversicherungsnachweis, kümmern. Sobald diese auf dem Compounder®-Profil hochgeladen wurden, werden die Dokumente automatisch an die Hochschule weitergeleitet, sodass der Nachforderungsprozess wegfällt.

Mit Compounder® als Leuchtturmprojekt wird Hochschulakteuren eine hervorragende Möglichkeit geboten, die jahrelang angestrebte Digitalisierung und Modernisierung veralteter Prozesse gemeinsam voranzutreiben – sie müssen nur die Chance ergreifen.  

Kontakt

  • www.compounder.eu
  • Paula Vorbeck / p.vorbeck@compounder.eu

 

Allgemeiner Hinweis: Ein Kommentar ist eine persönliche Meinung. Für den Bundesverband Digitale Bildung e.V. ist Meinungsvielfalt ein hohes Gut und wir unterschützen unsere Mitglieder im Meinungsbildungsprozess. Die Auffassung des BvDB ist daher unabhängig und nicht gleichzusetzen mit den Auffassungen der Kommentatoren.

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