Leitfaden – Der optimale Remote-Arbeitsplatz (Home Office)

Aktuell arbeiten viele Menschen im Home Office, deren unmittelbare Anwesenheit im Büro des Arbeitgebers nicht erforderlich ist. Gut für Menschen in Berufen, die hauptsächlich durch Schreibtischarbeit und Telefonate erledigt werden können.
Allerdings bedeutet die Umstellung auf Home Office für viele Menschen auch, zum ersten Mal vom Remote-Arbeitsplatz aus zu arbeiten und sich technisch wie mental zu wappnen. Grund genug für uns, einen konkreten Leitfaden für Remote-Arbeit zu erstellen.

Arbeiten vom Remote Arbeitsplatz aus

Das Einrichten des richtigen Remote-Arbeitsplatzes geht nicht so leicht von der Hand. Es bedarf einiger Schritte, um sich langfristig wohl zu fühlen und zuhause effektiv wie effizient zu sein. Neben der Ausstattung in Hard- und Software geht es vor allem um die Schaffung von geeigneten Räumlichkeiten, aber eben auch um eigene Verhaltensweisen, insbesondere um Disziplin.

Es gibt Unterschiede für Freelancer und Mitarbeiter kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU). Ein Angestellter bekommt die benötigten Tools vom Arbeitgeber gestellt, während Selbstständige sich oft eigenständig darum kümmern und für eine geeignete Lösung entscheiden müssen.

Neue Herausforderungen durch das Arbeiten von zu Hause

Die Gegebenheiten sind in der Regel zu Hause andere als am Arbeitsplatz im Büro:

  • Im Büro ergeben sich vielfältige Gelegenheiten für kurze Klärungen. Im Home Office kann man seine Kollegen nicht jederzeit persönlich bei Unklarheiten fragen oder sonstige Informationen oder auch Entscheidungen auf direktem Wege klären.
  • Meetings können oft nicht wie üblich stattfinden, in denen der kurze Austausch über den aktuellen Stand bezüglich geschäftlicher Neuigkeiten informiert.
  • Online-Meetings erfordern ein gutes Zeitmanagement und Disziplin.
  • Wer zuhause arbeitet, braucht einen ruhigen Ort, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren, was derzeit nicht allen vergönnt ist.
  • Die technische Ausstattung sollte ein leichtes, übersichtliches Arbeiten ermöglichen. Ein kleines Notebook mit 12 Zoll Monitor ist auf Dauer eher hinderlich.

 

Was ist bei der Einrichtung zu beachten?

Um gut arbeiten zu können, ist es vor allem wichtig, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem man sich wohl fühlt. Die Auswahl des passenden Orts ist der erste Schritt. Idealerweise steht ein eigener Raum zum Arbeiten zur Verfügung. Dies hat mehrerer Vorteile: Zum einen findet hier ein Bürotisch Platz, der auch noch einige Schubladen zum Verstauen hat, während man ansonsten einen eher minimalistischen Tisch bevorzugen würde, der optisch zu Schlaf- oder Wohnzimmermobiliar passt. Zum Anderen kann ein Arbeitszimmer dazu dienen, auch geistig nach der Arbeitszeit die Arbeit abzuschließen und die Tür symbolisch hinter sich schließen zu können und so Arbeits- und Privatleben bewusst zu trennen. Ein weiterer Vorteil eines festen Arbeitstisches ist, dass man nicht täglich aufs Neue die Unterlagen von der Arbeit und den Laptop stets von neuem aufbauen muss. Dies spart wertvolle Zeit.

Der Tisch sollte in der Nähe eines Fensters stehen, um die Augen zu schonen und eine gute Beleuchtung mit Tageslicht sicherzustellen. Zum Arbeitstisch gehören auch ein geeigneter ergonomischer Stuhl und individuelle Accessoires wie z.B. ein Familienfoto, die persönliche Kaffeetasse oder Zimmerpflanzen. Die Höhe des Arbeitsplatzes sollte zur Statur des Nutzers passen. Optimalerweise kann auch mal im Stehen gearbeitet werden, falls der Arbeitsplatz höhenverstellbar ist. Aber Achtung: es bedarf einiges an Gewöhnung, stehend zu arbeiten und es auch durchzuhalten.

Ein schnurloses Telefon fordert zum gelegentlichen Rumlaufen im Büro auf, damit Bewegung aufkommt. Ein Organizer für Stifte und Notizzettel hält das Chaos in Grenzen, welches der Konzentration und Produktivität abträglich wäre. Gegebenenfalls häufig benötigte Unterlagen sollten in der Nähe bereit stehen, um sich beim Gang durch die Wohnung nicht durch fällige Hausarbeit oder ähnliches ablenken zu lassen.

Neben der passenden Einrichtung und Zubehör ist aber vor allem die eigene Einstellung und das Verhalten von Bedeutung: Für konzentriertes Arbeiten ist ausreichende Wasserzufuhr essentiell, mindestens zwei bis drei Liter am Tag sollten es sein. Um sich selbst daran zu erinnern, gehört eine Wasserkaraffe oder eine Flasche selbstgesprudeltes Wasser (ein Wassersprudler erspart den häufigen Gang zum Getränkemarkt) auf den Schreibtisch.

Für eine gute Sauerstoffversorgung sollte regelmäßig gelüftet werden. Das beibehalten bisheriger Routinen und einhalten der Mittagspause garantiert anhaltende Produktivität und Disziplin. Selbst definierte feste Arbeitszeiten und Rituale wie das Anlegen eines „Business-Outfits“ sorgen dafür, das Gehirn in den „Arbeitsmodus“ zu stellen und so zur Konzentration beizutragen.

Welche Hardware und Programme unterstützt die Heimarbeit?

Aus den zuvor genannten Herausforderungen ergeben sich besondere Anforderungen an das Arbeiten aus dem Home Office heraus und an die benötigte Soft- und Hardware. Für das benötigte Technik-Equipment kann man sich am Arbeitsplatz im Büro orientieren. Während dort zwei Bildschirme oft der Standard sind, steht zu Hause oft nur das Notebook zur Verfügung. Jedoch sollte hier wirklich über zumindestens einen Bildschirm nachgedacht werden, da stundenlange Arbeit am Laptop aus ergonomischer Sicht dem Nacken und Rücken schadet. Dieser kann beispielsweise auch dazu genutzt werden, um parallel Präsentationsfolien zu zeigen und die Gesichter der Kollegen auf dem parallelen Desktop zu sehen.

Ein Tipp: Moderne Konferenztools wie Teams, Zoom, Jitsi, Hangouts oder ähnlich “verstehen”, wenn ein User mit mehreren Geräten an der Konferenz teilnimmt. Auf diese Weise kann man das Tablet inkl. eingebauter Kamera mit den passenden Apps nutzen, um die Kollegen / Kunden in Persona auf dem Tablet-Display zu sehen und den Desktop des Rechners für die Freigabe und Präsentation von Folien etc. zu nutzen. Wer dann noch über einen Breitbildmonitor (> 32 Zoll, ab 1440p Auflösung sinnvoll) verfügt, kann mit Windows zwei Fenster parallel betreiben und auf der linken Seite des Bildschirms die Folien zeigen, während rechts gemeinsam mit den Kollegen ein virtuelles Whiteboard oder ToDo-Listen gepflegt werden, die z. B. in Microsofts ToDo, in Slack oder in MeisterTask (deutsche Firma) kollaborativ gepflegt werden. Vorteil der Tablet-/Bildschirm-Lösung: kein Hassle mit Treibern. App downloaden und loslegen.

Bei der Ausrichtung der Webcam sollte darauf geachtet werden, dass nur das im Hintergrund preisgegeben wird, das auch erwünscht ist. Zudem kann der Kamerawinkel durchaus Körperregionen betonen, welche vielleicht nicht im Vordergrund stehen sollten, wie z. B. das Doppelkinn. Eine Ausrichtung zwischen 25 und 35 Grad als Winkel bietet sich an, wenn die Kamera nicht im Monitor integriert ist. Wer im Schlafzimmer sitzt, kein Büro hat oder einfach ein aufmunterndes Hintergrundbild möchte, der setzt auf Apps, welche Funktionen für virtuelle Hintergründe beim Konferieren bieten, wie z. B. Teams (PC-Variante) oder Zoom. 

Maus und Tastatur gehören zu einem produktiven Arbeitsplatz ebenfalls dazu, idealerweise ebenfalls ergonomisch wie der Rest. Wir schwören hier sehr auf die Logitech mx518, den Klassiker mit 5 Tasten. Als Tastatur bietet sich noch immer eine Cherry-Tastatur an. Der Anschlag sollte auf jeden Fall leise sein, sonst stört das Tippen ggf. beim Konferieren, falls Protokolle geführt werden.

Außerdem ist eine Webcam und ein Headset erforderlich, um in Videokonferenzen mit Arbeitskollegen in persönlichen Kontakt treten zu können. Wer es sich leisten kann, nimmt Sennheisers Momentum True Wireless 2 oder Apples Airpods Pro. Aber auch günstige Varianten sind toll, wie z. B. die Anker Soundcore Liberty Neo. Wer lieber On-/Overear-Lautsprecher bevorzugt, der kann übliche Headsets verwenden, wie Boses QuietComfort oder die Soundlink-Serie. Günstiger sind hier die Boltune Active Noise Cancelling. Wenn kein abgetrennter Arbeitsraum vorhanden und die Familie ebenfalls zu hause ist, sind Noise-Cancelling Kopfhörer Gold wert, um sich weiterhin auf die Arbeit konzentrieren zu können und nicht abgelenkt zu werden.

Je nach täglich anfallenden Aufgaben, ist auch ein Drucker, Scanner bzw. Kopierer notwendig. Für den Einstieg gibt es Kombigeräte, die all diese drei Funktionen vereinen. Brother hat hier in den vergangenen Jahren einen recht guten Job im Bereich der Laserdrucker gemacht.

Generell sollte an der Technik nicht gespart werden, da es sich um ein Arbeitsgerät handelt, das zuverlässig funktionieren sollte.

Hinsichtlich Software werden – um effizient arbeiten zu können – am Remote-Arbeitsplatz die vom Büro gewohnten Programme sowie die lokal abgelegten Dateien benötigt. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten: KMU richten oft einen Remote-Zugriff auf den Rechner im Büro ein, zum Beispiel über VPN. Freelancer müssen sich die benötigten Programme selbst besorgen und sollten hier nicht sparen: Wenn eine Software ein Problem schneller löst als z.B. die kostenlose Variante, dann ist die Zeitersparnis auf jeden Fall ihr Geld wert. Auf diese Weise kann dann auf die gewohnten Programme zugegriffen werden. Alternativ dient eine Cloud-Lösung und es tragen entsprechende online nutzbare Tools wie Office 365 zur Lösung des Problems bei. Cloudbasierte Ansätze haben den Vorteil, dass sie gleichzeitig auch als Datensicherung dienen.

Die folgenden webbasierte Tools für Projektmanagement und Kollaboration können als Leitfaden für gute Praxis dienen. Hierbei ist es besonders anzuraten, aus jeder Kategorie ein Tool auszuwählen. Auf diese Weise können alle relevanten koordinatorischen Aufgaben und die Absprache auch vom Home Office erfolgen:

  • Skype, Jitsi, Houseparty oder Zoom: Als Tool für den Voicechat eingnet sich u. a. Zoom. Diese online-Software bietet Möglichkeiten zum Abhalten von Meetings via Voicechat oder Videocall. Aber Vorsicht: Zoom erntet derzeit große Vorbehalte ggü. Datenschutz und hatte auch schon die ein oder andere Datenpanne. Nichtsdestotrotz ist die Software gut zu bedienen.
  • Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts: Je nach Vorliebe bzw. genutztem Betriebssystem kann Microsoft Teams, Slack oder Google Hangouts für die Kollaboration genutzt werden. Hier kann man sich mit Geschäftspartnern oder Arbeitskollegen absprechen. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit Untergruppen zu verschiedenen Themen zu stellen, sodass keiner Informationen erhält, die ihn oder sie nicht betreffen.
  • Offcie 365 oder Google Docs: Auch für Textbearbeitung, Tabellenkalkulation und die Erstellung von Präsentationen gibt es verschiedene Alternativen entsprechend der persönlichen Präferenz. Microsoft oder Google Docs, beides liefert die entsprechenden Funktionen.
  • MeisterTask, Asana oder Trello: Koordination von Aufgaben leicht gemacht – MeisterTask, Trello oder Asana dienen dem Projektmanagement. Es können ToDo-Listen verschiedener Kategorien und Dringlichkeiten erstellt werden und Personen zugewiesen werden. Auf diese Weise ist es ein Leichtes, den Überblick zu behalten und die Koordination von Aufgaben auch von zu Hause aus zu überblicken.

 

Wer über diese Tipps und Arbeitsweise noch hinaus gehen möchte, der schaut sich auch noch MeisterMind an. Es bietet sich für kollaborative Mindmaps an. Darüber hinaus sind Pipedrive und PandaDoc herausragende Tools für die Kundenpflege und für das Dokumentenmanagement. Letzteres dient dazu, um Verträge, NDAs, Proposals, Pitch Decks usw. zu erstellen und um nützliche Features für die Marketing-Phase wie Bulk Sending und Tracking der Dokumente zu ergänzen. Zudem existieren Integrationen zwischen Pipedrive und PandaDoc.

Bei den gegebenen Tipps zur Einrichtung des Arbeitsplatzes und zu Soft- und Hardware ist es besonders wichtig nochmal hervorzuheben:

Das allerwichtigste sind die richtigen Gewohnheiten und eine gute Struktur des Arbeitstages.

Mit der Berücksichtigung der gegebenen Hinweise und Nutzung der Tools sollte es leichter fallen, die Arbeit in gewohnter Produktivität von zu Hause aus zu erledigen und Freude dabei zu empfinden.

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